Intranet American Academy in Rome

Come creare sinergia e maggiore efficienza attraverso una Intranet Istituzionale

L’American Academy in Rome (AAR), si occupa di fornire borse di studio ad artisti e studiosi americani così come di organizzare eventi culturali e seminari nella bellissima cornice del Gianicolo. 
L’Accademia si sviluppa in diversi edifici storici, ospita decine di borsisti oltre al numeroso staff interno, che va dall’amministrazione, alle squadre di manutenzione, dalla cucina e bar interno, alla gestione dei soggiorni degli ospiti.

La richiesta che è giunta al nostro reparto Web è stata quella di fornire uno strumento capace di velocizzare i processi interni, di creare un sistema per la community dei residenti in grado di facilitare lo scambio di informazioni ed idee, così come di ottimizzare la comunicazione e le richieste tra borsiti e staff. 

Janet: la soluzione su misura

Attraverso incontri con lo staff di Roma e della sede centrale di New York, abbiamo raccolto le esigenze specifiche del cliente, elaborando insieme il progetto e la timeline per questa Intranet. Ah, si chiama Janet!
La sfida avvincente è stata quella di riuscire ad offrire un prodotto veloce, intuitivo ed efficace e dai contenuti costi di gestione.


Le principali funzionalità

Gestione e prenotazione dei pasti

Bulletin board

Gestione finance

Anagrafiche avanzate

Prenotazione eventi

Organizzazione del maintenance

Richiesta di assistenza

Calendario presenze


Gestione e prenotazione pasti, collegamento al Kitchen report ed al Finance

La gestione dei pasti, coinvolge sia il settore Kitchen che il settore Finance dell’AAR. L’utente attraverso una sezione completamente progettata ad hoc può controllare le tipologie di menu della settimana aggiornate direttamente dallo Chef; può quindi prenotare per sè e per gli eventuali familiari collegati alla propria anagrafica in base a listini codificati, in pochi click. Queste attività generano dei report per la cucina, in modo da avere aggiornamenti in tempo reale sulle quantità di pasti da preparare ed evitare sprechi. Il singolo utente hanno inoltre una visione immediata del proprio Balance.

Software Caffetteria

Bewweb ha sviluppato anche un software su misura per la Caffetteria interna dell’AAR. Installato su un desktop Touchscreen collegato alla cassa, permette agli operatori del bar di emettere scontrino oppure di addebitare direttamente sul Balance dell’utente AAR le consumazioni.
Il software dialoga in tempo reale con la sezione Finance di Janet, per la gestione dei listini e delle transazioni interne.